Check-list : Comment choisir le bon système de planification ?

jeudi, juillet 7, 2016

Les attentes pour les solutions de gestion du personnel en ligne sont en constantes évolution. Aujourd'hui, non seulement le planning prend en compte les questions de "quand" et "où", mais il est aussi le lien principal entre la communication avec l'employé, la gestion financière et l'export de salaire ! Par conséquent, une solution de gestion du personnel optimale offre un contrôle et un aperçu sur le chiffre d'affaires futur, la productivité future et les coûts salariaux futurs, tant au niveau de la chaine qu'au niveau de chaque boutique. Suivez la check-list suivante et trouvez la solution de gestion du personnel qui correspond exactement à la taille de votre compagnie, à votre stratégie et votre industrie.

  1.     Recherche – Reconnaissez-vous votre compagnie ?

La plupart des vendeurs de gestion de personnel offrent une période d'essai gratuite. Tirez profit de cette possibilité et testez l'utilisation et les options de support attentivement ! Vérifiez également si vous pouvez garder les données rentrées sur la version d'essai lorsque vous passez à la version payante. De plus, nous vous conseillons de regarder les points clés sur le site internet du fournisseur. Vérifiez si :

 

  • Les références clients correspondent exactement à votre industrie
  • Les partenaires, tel que votre système de paie actuel, sont mentionnés (voir section 3 pour les options d'intégration)
  • Le fournisseur se concentre essentiellement sur par ex. les grandes chaînes de distribution, ou si les PME sont aussi représentées dans le portefeuille clients.
  • Le système supporte les paramètres de contrôle économiques importants de votre compagnie, tel que la productivité, les coûts salariaux et le chiffre d'affaires. 

 

  1.     Plateformes and flexibilité

Il en va de soi que le planning doit être en ligne et aussi disponible sur une app smartphone fonctionnelle. Cela permet une flexibilité optimale où toutes les parties impliquées peuvent accéder au système n'importe quand et n'importe où. Les statistiques de notre base de données clients montre que 80% des connexions des employés au planning se fait sur l'app smartphone. De ce fait, une app fonctionnelle pour tous les smartphones (iPhone, Android et Windows) est primordiale pour de plus en plus de compagnies aujourd'hui. Vous pouvez rapidement tester la qualité de l'app smartphone :

  • Est-ce que les employés et managers peuvent interagir avec l'app planning –Peuvent-ils, par ex., échanger des horaires, modifier le planning ou bien valider et ajouter des absences ?

  • L'app smartphone doit être intuitive (pas de manuel nécessaire)

  • Est-ce que les employés peuvent utiliser leur smartphone comme pointeuse digitale (pertinent lorsque les employés n'ont pas de bureau physique par exemple)?

  • Voir les avis et classements de l'app sur, par ex., App Store.

3.    Est-ce que le planning peut être intégré dans les systèmes existants ?

Les systèmes ne communiquant pas entre eux causent de la frustration et détériorent la productivité de l'entreprise. Vous ne devriez pas avoir besoin de changer de système de paie juste parce que vous implémentez un nouveau système de gestion du personnel. Par conséquent, vérifier si le planning peut être intégré directement dans les autres systèmes de l'entreprise.  

  • Vérifiez si le planning peut transmettre les heures et codes de salaires directement dans votre système de paie.
  • Si votre compagnie dispose d'un système de points de vente, vous devez vous assurer que vous pouvez exporter, par ex., le chiffre d'affaires de la journée directement et automatiquement dans votre planning.

  • Si votre compagnie a déjà implémenté une pointeuse digitale, vérifiez si vous pouvez exporter les heures effectuées des employés directement sur la feuille de présence du planning et finalement dans le système de paie.

 4.    Vous en avez pour votre argent… mais est-ce assez ?  

Le prix – en apparence faible – d'un système de gestion du personnel peut s'avérer être élevé.C'est probablement le cas si vous répondez "non" à l'une ou plusieurs de ces questions :  

  • Est-ce que le planning peut être surclassé facilement, par ex. avec les fonctions financières tel que le budget du chiffre d'affaires et les pourcentages de salaire ?
  • Est-ce que le planning peut supporter l'expansion à l'étranger avec plusieurs langues et différentes réglementations du temps de travail et intégrations vers des systèmes de paie ?
  • Est-ce que le planning est régulièrement et automatiquement mis à jour avec de nouvelles fonctionnalités et améliorations ?
  • Est-ce que le prix de la souscription inclus un support gratuit et efficace par email et téléphone ? 

Après avoir passé en revue cette check-list, vous devriez être capable de choisir le bon système de gestion du personnel. Toujours des doutes ? N'hésitez pas à nous appeler au : 01 53 43 29 53. Nous sommes prêts à vous dire tout sur nos options Tamigo !

Bonne chasse !