Dans cet article, nous allons vous parler de la phase qui succède le déploiement. Comment s'assurer que votre solution de gestion des temps et des activités fonctionne comme prévu ?
Si vous n'avez pas encore choisi de solution, consultez d’abord cet article : Voici comment mettre au niveau votre GTA
Déploiement terminé… et maintenant quoi ?
Tout d’abord : félicitations !
Le déploiement réussi d'une solution GTA est un événement à célébrer. Mais pour que cela soit un succès à long terme, la solution doit faire partie intégrante de votre entreprise et vous aider à optimiser vos opérations. C'est pourquoi la période qui suit le déploiement est si importante.
Au cours de nos 16 années d'activité, nous avons guidé de nombreuses entreprises de vente au détail, d’hôtels et de restaurants dans cette démarche. Nous avons rassemblé nos meilleurs conseils en 4 étapes concrètes que nous vous recommandons de suivre.
1. Fixer une date limite pour les anciennes méthodes de travail
Lorsque vous mettez en service votre système, prévoyez une courte période pendant laquelle vos anciennes et nouvelles méthodes de travail co-existent.
Cette période permet à tous les membres de votre équipe, du siège social aux employés des magasins ou aux serveurs, de se sentir à l’aise avec le nouveau système. Ils sont également en mesure de comparer facilement l’ancienne et la nouvelle méthode de travail, ce qui leur permet de comprendre tous les avantages de votre solution.
Même si vous avez confiance dans les capacités de l’éditeur, cette période de transition permet également à votre équipe de s’assurer que ces nouvelles méthodes donneront les mêmes résultats que les anciennes.
Cependant, il est imperatif de fixer une date de fin pour les anciennes méthodes de travail pour éviter les doublons et les erreurs qui peut être la consequence d’utiliser plusieurs systèmes à long terme.
Chez tamigo, nous conseillons à nos clients qu’un mois est un bon délai pour préparer pleinement les employés.
2. Offrir une formation continue
L’organisation de sessions de formation régulières garantira que tous vos employés (et pas seulement les nouvelles recrues) continuent à utiliser votre système comme prévu.
Même si vous avez opté pour une solution intuitive et facile à naviguer, il est important de se rappeler que tous les employés n’apprennent pas à la même vitesse. Un accès facile aux programmes de formation contribuera à garantir l’adoption par les utilisateurs à tous les niveaux.
Les connaissances technologiques peuvent également varier, notamment au sein d’un effectif multigénérationnel. Il convient donc d’envisager un mélange de méthodes de formation en ligne et en personne afin de couvrir les différentes préférences d’apprentissage.
Forts de nos 16 années d’expérience à aider les entreprises à passer à l’action, nous avons constaté qu’il est toujours utile de confier un rôle de formateur à des membres clés du personnel.
En donnant aux employés internes les compétences et les connaissances dont ils ont besoin pour former leurs collègues, les réponses aux questions seront plus rapides et des économies seront réalisées en ce qui concerne les formations supplémentaires. Il y a également moins de dépendance à l’égard des organisations externes pour intégrer les nouveaux membres.
Pour donner à nos clients une autonomie complète, nous organisons des sessions de « formation des formateurs », qui visent à transformer les employés internes en spécialistes de la solution.
Nous veillons à ce que les clients quittent ces sessions en sachant comment présenter la solution et répondre aux questions fréquemment posées. Ils repartent entièrement équipés pour mener le processus de formation et de gestion du changement en interne.
3. Suivre le taux d’adoption et l’engagement des utilisateurs
Si vous souhaitez obtenir un retour maximal sur l’investissement dans votre gestion des temps et des activités, vous devez savoir combien de vos employés utilisent votre solution et comment.
Une fois que le déploiement soit complet, les clients de tamigo bénéficient d’un service renforcé d’un mois. Nous travaillons alors avec les équipes internes pour analyser l’adoption et l’engagement des utilisateurs.
Nous compilons des rapports et posons des questions telles que :
- Qui utilise le système ?
- À quelles fonctions ont-ils accès ?
- Y a-t-il des fonctions qui ne sont pas utilisées ?
Cette période permet également aux équipes de prendre l’habitude de surveiller l’activité des utilisa[1]teurs dans le flux de travail d’un planificateur. Dans les secteurs qui connaissent des taux de rotation élevés, il est essentiel de disposer d’informations actualisées sur la façon dont les employés utilisent une solution.
4. Keep on top of your KPIsGardez le cap sur vos objectifs et KPIs initiaux
En voyant les avantages immédiats du passage à une solution GTA, vous pouvez parfois perdre de vue les indicateurs clés de performance les plus importants que vous vouliez suivre au départ.
Pour éviter que votre équipe ne perde de vue les objectifs, confiez la responsabilité de vos KPI à un employé.
Avec tamigo, il est même possible de personnaliser vos KPI. Cliquez ici pour apprendre plus.
Choisir une nouvelle solution GTA est une décision importante. Pour vous aider dans le processus, nous avons réalisé un guide qui présente les avantages des solutions GTA (pour le personnel et vos résultats) et le processus de déploiement.